書類に埋もれる教師から卒業するための心構えと整理術

小学校教諭

この記事では、配布される紙の量がとても多い学校現場の先生方に向けて、「簡単に書類を整理する心構えと整理術」をご紹介します。

まず初めに学校現場あるあるを…

まつお先生
まつお先生

あの先生の机、書類で埋もれてるじゃん!紙の要塞でも作るのかよ…

あなたの学校にもいませんか!!(笑)

新米先生
新米先生

あれれ、この前の避難訓練の紙どこにやったっけ?朝は忙しいのになぁ…もう!

こういう同僚の姿を見る事、結構多くありませんか?自分かもという方もいますよね!

その悩みを解決するために「心構え」と「整理術」を紹介します。

私もやっていて思いますが、書類整理のコツをつかむだけで莫大なメリットがありますよ。

書類に振り回されず圧倒的に支配して、仕事にエネルギーを傾けていきましょう。

学校現場に書類整理能力が必要不可欠な理由

職員室に戻ると毎日のように載っている紙、紙、紙!物凄く多くないですか?なぜなら、教育現場ではICTの利活用が進んでいないからです。Wi-FIを飛ばして、校内メールやSlackのようなツールで情報共有ができれば良いのですが、現実的ではありません。

あなたは次から次にやってくる書類に振り回されて失敗したことありませんか

私は重要な書類とそうではない書類を見抜けずに全部ストックしていた結果、スケジュール管理が上手くできず、ダブルブッキングや計画の不備が頻発した過去があります。

まつお先生
まつお先生

とほほ・・・

子ども達や同僚に迷惑をかけず教師の生活を楽しむためには書類との戦いに勝利することが必要なのです!!

不要な書類はすぐ「捨てろ」

まず、ほとんどの書類は不要な物なんですよね。これが大前提です。不要な書類が滅茶苦茶多い!

自分に関係のない勝利も次から次へとやってきます。数秒眺めて、自分には関係ないと思ったらゴミ箱へ直行。まるで自分の机がスケートリンクになったかのように雑紙入れに流します(笑)

大事なのでもう一度言いますが、不要と判断したらすぐに捨てます。

新米先生
新米先生

でも、後で必要になるかもしれないし…

それを言っていたら自分の周りの必要度の低い情報量だけが増えて、良い仕事ができなくなります。もし必要になったら

まつお先生
まつお先生

無くしちゃったみたいなので、コピーさせて頂きますか?

の一言で解決ですよ。

「あるかもしれないから探すのです」無いと分かっている物は探さないでしょう?だから捨てたとしても、「とりあえず取っておく人」よりも仕事は早く進むんです。

判断できない書類は写真を撮って「捨てろ」

でも、どうしても捨てにくい書類はありますよね。その場合はスマホで写真を撮ります。そしてそのまま、雑紙入れにボレーシュートです。

紙で取っておく必要はありません。重要なのは中身ですからね。ちなみに、私の場合はスケジュールを管理しているTimetreeに写真として入れます。

予定とリンクして入れておくと確認がしやすくて良い感じです。

キープ書類は二穴バインダーで封印する

新米先生
新米先生

重要度は高くないけど、必要な書類はどうしたら良いかな?

まつお先生
まつお先生

その場合は二穴リングファイルを有効活用しよう!まつおの場合は、「校内研究」「学年(学級)経営」「今年度配布資料」などとラベリングしたファイルを3つぐらい用意していますよ。

このファイルに仕舞う時は「当分使わないけど、とりあえず取っておく」紙だけを入れます。つまり、あまり使用頻度が高くない書類を入れます。

そうすることで、重くて大きいファイルをいちいち扱わなくて良くなります。これだけでも、時短できますよね。

アクティブな書類はペラペラめくれて書き込めることが大事

持ち運ぶ時に重宝しているのが、下のようなレバー式ファイルです。これに、その日から1か月ぐらい後に起こる出来事の全ての情報を持ち運んでいます。

まつお先生
まつお先生

これが、すげぇ使える!!

まつお先生
まつお先生

週案などは別で管理をしているので、避難訓練や集会のこと、授業参観の日程、夏休み前の清掃強化日のこと、研究会の日程などを挟めておきます。

この時にポイントがあって、右上に日付を書きます。

そうしておくことで、いつの出来事なのかが管理しやすくなります。このひと手間が分かりやすくなるポイントです。

日付が手前の書類が上で、遠くなるにつれて書類も下の方にある整理の仕方をしています。

以前は大事にポケットファイルに入れ込んでいましたが、このファイルを使い始めてからはこれ以外考えられなくなりました。

最近はスケジュール管理用のファイルを買い足そうかと思っているほど便利なファイルです!

まつお先生
まつお先生

一枚一枚入れ込んでいくポケットファイルはアクティブな書類には不向きだよ。書き込む時にいちいち出して書くのでは時間がもったいない!

紙の整理は頭の整理、働きやすい環境を自分で創りましょう!

まつお先生
まつお先生

たかが書類ですが、その整理ができるかできないかで働き方は大きく影響されます。学校現場はまだまだ紙文化の社会。自分なりの整理術を獲得して、仕事を爆速で前に進めていきましょう!!

こんな整理の仕方が良かったよ!と教えてくださる方がいれば是非コメント下さい。

最後までお読みいただきありがとうございました。

コメント

  1. […] […]

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